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    为什么只有外企才做统一的会议采购
    2016-09-27

    我们中国会议产业大会有个社群,叫“会议采购中国委员会”(MPC-China),现有成员两百多人。MPC-China有两个重要特点:其一,都是专业做会议采购的;其二,百分之九十来自外企。我们也在想办法吸引更多本土企业参与,但效果不理想。这样一来,每逢举办线下交流或业务对接活动,企业终端客户方面参加会议的,差不多都是那些老面孔。不免有人会问,这么大一个中国,只有这些企业需要采购会议吗?其他数以百万计的企业,包括国企、民企等,他们与会议市场就没有关系吗?
      其实,会议采购就是个舶来品,是发达国家普遍使用的一种企业运营管理的方式,这在专业上被称作“战略会议管理计划”(Strategic Meetings Management Program,SMMP),会议统一采购就是这个计划的核心内容之一。对于企业来说,实施SMMP,一方面可以规范企业管理,堵塞寻租空间;另一方面可以提升会议采购的效率和效果,降低采购成本。数十年的运营实践证明,推行这个计划对于企业持久发展具有重要的现实意义。至于企业普遍实施这个计划给会奖业带来的巨大推动作用,则完全是一个“副产品”,而正是这个“副产品”,国际会奖业才有了如今的繁荣景象,中国会奖业才有了这十几年快速发展的历史。
    会议采购,都采购什么呢?就是MICE,即会议、展览、活动(包括奖励旅游活动)相关的产品和服务,其下游供应商有会议设施、酒店、会议与奖励旅游公司、公关及活动公司、搭建与设备公司等。由于差旅采购的内容与会议采购有较大的重叠性——酒店、机票以及差旅管理公司等,差旅采购也通常会与会议采购放在一起管理,而且管理者很可能还是同一个小组,或者干脆就是同一个人。
    当然,并不是所有企业都有必要对于会议进行统一管理。根据国外的普遍做法,具备以下条件的企业才会这么做:一个是达到了一定的规模——小企业没这个必要;第二个是企业市场覆盖的地域比较广——在全国或者全球做生意;第三是会议采购的量比较大,频率比较高——医药、汽车、IT、快消与直销、金融、奢侈品等很多行业具备这个特征。
    我国的情况呢?为什么中国会奖业的发展状况与其GDP的全球排名那么不相称?直接原因就是中国到目前为止实施会议统一采购的企业数量太少——只有在华的国际企业坚守着这种国际化的管理方式。不过,好的迹象已经显现——很多具有国际化思维的本土企业已经开始了这方面的尝试,并且取得了不错的效果。
    企业做不做会议统一采购对于会奖市场影响大吗?答案是肯定的。对会议进行统一管理,带来的变化主要有:
    第一,提升会议采购、会议运营管理的专业性。如果各个部门、各个分公司独自为政,安排专业的部门和人员来从事这方面的工作会变得很困难,这样的话就无法将会议运营管理与会议采购提升到一定的高度;
    第二,会议集中管理,不仅是企业内部会议量的简单累加问题,而是一个量变到质变的过程——会议及活动的规模会变大,专业度会提升,这就需要到专业市场寻求帮助;
    第三,集中采购,对于企业来说可以有效降低供应成本,对于会奖市场而言,则会给下游供应市场施加竞争压力,进而促进会奖市场健康发展。
    很多人关心本土企业会议管理的走向问题,这是很自然的事儿,因为这与中国会奖业未来的发展直接相关。这件事情需要从两个方面来说,一个是趋势,另一个是困难。
    关于趋势,没有人会愚蠢到认为中国企业会逆着国际潮流而动——也就是说,中国企业也是企业,也要按照企业运营管理的规律来行事,只有这样才能拥有更好的未来。无论是什么性质的企业,采用规范化的方式进行管理,提升会议运营管理与采购的效率,降低采购成本,是早晚要做的事情。可目前的困难还是显而易见的:国有企业的事情最难办,看起来是企业,做派却很像政府——真正对企业发展有利的事情很难推行。对于这一块市场,只能慢慢等;相对于国有企业,中国的民营企业充满活力,很值得期待。只是大多数具有国际视野的民营企业仍处于初创期或成长期,会议运营管理与集中采购排在企业管理中的第二个序列,我们能做的工作是,在等待的同时,设法对管理者施加影响,让那个时刻早点到来。

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